[Góvé~rñmé~ñt óp~érát~íóñs~ áré m~óré í~mpór~táñt~ tháñ~ évér~] [íñ á c~rísí~s. Hér~é áré~ sómé~ ímpó~rtáñ~t thí~ñgs t~ó cóñ~sídé~r] [fór p~úblí~c méé~tíñg~s whé~ñ péó~plé c~áñ’t b~é íñ t~hé ró~óm.]
[Whéñ théré’s á públíc émérgéñcý, góvérñméñts múst cóñtíñúé tó éñgágé wíth thé públíc. Móst óf thé clássíc wáýs—máss médíá, phóñé tréés áñd évéñ sóúñd trúcks bláríñg áññóúñcéméñts—áré fíñé fór óñé-wáý cómmúñícátíóñ. Bút wíth thé ádvéñt óf wídéspréád bróádbáñd áccéss, ít’s rélátívélý éásý tó sét úp íñtéráctívé óñlíñé méétíñgs thát lét góvérñméñts áñd thé públíc cóñtíñúé tó dó théír búsíñéss.]
[Héré~ áré s~ómé t~íps t~ó hél~p mák~é ýóú~r óñl~íñé p~úblí~c méé~tíñg~s rúñ~ smóó~thlý~.]
[Máké~ ýóúr~ méét~íñg é~ásý t~ó fíñ~d.]
[Íf ýóú wáñt tó cómmúñícáté wíth thé públíc, thé públíc hás tó kñów ábóút thé méétíñg. Úsé áll áváíláblé tárgétéd cháññéls ýóú cáñ: émáíls, téxts, sócíál médíá, évéñ ófflíñé médíá líké póstérs, flýérs ór póstál máíl. Thát méáñs kéépíñg thé méétíñg’s wéb áddréss símplé éñóúgh tó éásílý týpé íñtó á brówsér. Fór thé sáké óf máñágéábílítý, thóúgh, stáý fócúséd. Íf ýóúr méétíñg áffécts íssúés íñ á ñéíghbórhóód, dóñ’t séñd máíl státéwídé. Úññéédéd ór úñwáñtéd áttéñdéés wíll óñlý súck úp báñdwídth áñd fócús.]
[Hávé~ éñóú~gh bá~ñdwí~dth.]
[Tálk tó ýóúr cóñféréñcíñg próvídér/hóst/ÍSP ábóút ýóúr báñdwídth ñééds. Thé óñlý thíñg wórsé tháñ ñó cómmúñícátíóñ ís bád cómmúñícátíóñ. Ýóú dóñ’t wáñt á chóppý bróádcást, áñd ýóú dóñ’t wáñt áttéñdéés úñáblé tó lóg íñ bécáúsé óf límíts óñ ýóúr áccóúñt.]
[Múté~ évér~ýóñé~’s míc~s.]
[Bý th~ís tí~mé, év~érýó~ñé há~s éñó~úgh é~xpér~íéñc~é wít~h óñl~íñé m~éétí~ñgs t~hát t~hís p~róbá~blý g~óés w~íthó~út sá~ýíñg~: Órgá~ñízé~rs sh~óúld~ bé sú~ré év~érýó~ñé’s m~ícs á~ré mú~téd ú~ñtíl~ ít’s t~héír~ túrñ~ tó sp~éák.]
[Dóñ’t~ álló~w scr~ééñ s~hárí~ñg.]
[Cóñf~éréñ~cé bó~mbíñ~g ís á~ñ úñf~órtú~ñáté~ réál~ítý. B~ésíd~és mú~tíñg~ évér~ýóñé~, bé sú~ré th~át ýó~ú dóñ~’t lét~ péóp~lé br~óádc~ást t~hé có~ñtéñ~ts óf~ théí~r scr~ééñs~.]
[Álló~w víd~éó, íñ~térñ~ét áñ~d cál~l-íñ á~ccés~s.]
[Ñót é~vérý~óñé h~ás br~óádb~áñd á~ccés~s. Bé s~úré t~hát ý~óúr m~éétí~ñg cá~ñ bé á~ccés~séd b~ý rég~úlár~ télé~phóñ~é cál~ls. Pú~t thé~ phóñ~é ñúm~bér á~ñd ác~céss~ códé~ íñ ál~l ýóú~r pré~cáll~ públ~ícít~ý.]
[Álló~w qúé~stíó~ñs tó~ bé ém~áílé~d, twé~étéd~ ór ch~átté~d béf~óré á~ñd dú~ríñg~ thé m~éétí~ñg.]
[Públíc méétíñgs cáñ fréqúéñtlý bé cóñtéñtíóús ór hávé répétítívé qúéstíóñs. Óñlíñé públíc méétíñgs gívé órgáñízérs gréátér cóñtról óf thé “róóm,” bút ýóú próbáblý dóñ’t wáñt tó éxclúdé qúéstíóñs. Íñ ýóúr públícítý, íñclúdé áñ émáíl áddréss áñd óthér sócíál médíá líñés (pártícúlárlý á Twíttér áccóúñt ór á móñítóréd háshtág) tó gáthér qúéstíóñs áhéád óf tímé.]
[Íñ thé méétíñg ítsélf, rémíñd péóplé thát ýóú’ré áccéptíñg qúéstíóñs víá ýóúr méétíñg’s chát áréá fór qúéstíóñs. Whéñ ýóú dó, áckñówlédgé thát ýóú próbáblý wóñ’t bé áblé tó gét tó évérýóñé íñ thé tímé állóttéd, só ásk thát théý íñclúdé wíth thé qúéstíóñ théír émáíl áddréss ór óthér wáýs tó cóñtáct thém áftér thé méétíñg. (Ñóté thát ýóú’ll bé áblé tó úsé thósé áddréssés whéñ ít cómés tímé tó públícízé thé ñéxt méétíñg.)]
[Ýóú’l~l pró~bábl~ý fíñ~d á ló~t óf s~ímíl~ár qú~éstí~óñs; b~é súr~é tó á~ñswé~r thó~sé íñ~ thé l~ívé m~éétí~ñg.]
[Álló~w lív~é cóm~méñt~s spá~ríñg~lý.]
[Íf ýóú dó állów lívé cómméñts, éíthér ásk péóplé tó réqúést tímé béfóré thé méétíñg íñ émáíl ór téxt, ór íñ thé cóñféréñcé ítsélf wíth á “ráísé háñd” fúñctíóñ íñ ýóúr sóftwáré. Íf ýóú álréádý hávé prócédúrés fór públíc cómméñts íñ ýóúr lívé méétíñgs, fígúré óút thé bést wáý tó réplícáté thát prócédúré óñlíñé. Bé súré tó rémíñd áttéñdéés áhéád óf tímé ábóút thé “rúlés óf thé róád” régárdíñg léñgth óf tímé fór éách cómméñt áñd décórúm. Cáll óñ thém, úñmúté théír mícs áñd rémíñd thém óf théír tímé límít. Íñ tímés óf úñcértáíñtý áñd crísís, thóúgh, bé prépáréd áñd fórgívíñg íf cómméñtérs áré ñót álwáýs théír bést sélvés.]
[Ádhé~ré tó~ públ~íc ré~córd~s láw~s.]
[Ýóúr~ óñlí~ñé mé~étíñ~g máý~ bé sú~bjéc~t tó p~úblí~c méé~tíñg~ láws~, whíc~h méá~ñs ýó~ú máý~ ñééd~ tó ré~córd~ ít áñ~d mák~é thé~ récó~rdíñ~g ává~íláb~lé. Ít~’s á gó~ód íd~éá tó~ dó th~át, áñ~ýwáý~, bút c~óñsú~lt wí~th có~úñsé~l béf~óré t~hé có~ñfér~éñcé~ óccú~rs.]
[Rémé~mbér~ ábóú~t áft~ér-ác~tíóñ~.]
[Íf péóplé léft théír cóñtáct íñfó wíth théír qúéstíóñs, gét thé áñswérs áñd émáíl thém ás qúícklý ás práctícál. Á súbstáñtívé áñswér ís bést; íf ñóñé cáñ bé gívéñ, sómé kíñd óf “Tháñks fór ýóúr cómméñt” ís ápprópríáté. Íf ýóú cáñ, émáíl áttéñdéés ór óthérs óñ ýóúr públícítý líst á líñk, tráñscrípt ór súmmárý tó cáll íñ cásé théý cóúldñ’t máké thé cáll ítsélf.]